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Comparte tus documentos de Office sin sorpresas: borra los metadatos

septiembre 13, 2019
Logotipo de Office

Cuando creamos documentos de Office, ya sea un Power Point, un documento de Excel o de Word, incluye información dentro del propio documento que no es visible pero que tiene cierta importancia, ya que se trata de información sensible y personal, que es útil tanto para el usuario como para Office.

Esta información, como en cualquier archivo digital, puede ser desde la fecha de la creación del documento, como de modificación, el nombre del autor, comentarios que se hayan incluido, etc…que puede ser visible o mantenerla oculta. Es decir, algunas opciones que es posible que no se quiera que otras personas conozcan.

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No todo el mundo es consciente de que esta información oculta existe y es importante sobre todo si en el ámbito del trabajo por ejemplo -o incluso en el personal- hemos de compartir documentos quedando toda esta información expuesta y puede que esto no nos interese por diferentes razones.

Microsoft da la posibilidad de eliminar esa información en Office

Es la propia Microsoft la que en su página de soporte para Office, la que nos alerta de la información que se puede incluir o los datos personales que se deben vigilar especialmente, indican textualmente “los datos Excel que se agregan a un libro al colaborar con otras personas” o “datos ocultos o información personal que puede estar en la presentación o en sus metadatos”. Por lo tanto, la compañía de Redmond ha pensado en esto.

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Es por esto mismo por lo que a partir del 2010, Microsoft incluye en su suite ofimática una herramienta que lleva por nombre Inspector de documento con la que se puede localizar todos los datos e información adicional que se ha incluido en los documentos de Word, Excel o Powerpoint. Con esta herramienta podemos localizarla y eliminarla para evitar transferirla. Pues bien te indicamos los pasos para poder eliminar esa información. 

  • Lo primero que debemos hacer es crear una copia, manteniendo la información en la copia original, ya que limpiaremos la copia que hemos creado.
  • A continuación abrimos la copia y vamos a Archivo y seguidamente pulsamos en Información.
  • Ahora has de pinchar en Comprobar si hay problemas y nos lleva a un desplegable. En este desplegable aparecerá la opción Inspeccionar documento, abriéndose una ventana con las opciones que tenemos disponibles.
  • En esta ventana se nos muestra una lista con el contenido susceptible de eliminar. Podemos marcar o desmarcar los contenidos que queremos eliminar o mantener, como propiedades del documento, anotaciones, información personal asociada a nuestra licencia de Office, marcas de revisión, datos XML, versiones preliminares, comentarios, y un largo y extenso etcétera.
  • Después de marcar o desmarcar el contenido que queremos eliminar o mantener, pulsamos en Inspeccionar, de esta manera Office busca el contenido en el documento que tenemos abierto que es el que hemos creado.

Metadatos de Office

  • Al finalizar se nos muestra la información obtenida, si todo está correcto pinchamos en la opción Quitar todo.
  • A continuación tenemos dos opciones o pulsar en Finalizar y damos por terminado el proceso o podemos pinchar en Volver a inspeccionar, de este modo comprobamos que ya no quedan datos personales.
  • Ahora sí, al finalizar nos queda un documento libre de datos personales que podremos compartir sin miedo a tener ninguna sorpresa.

Con estos sencillos pasos pueden enviar todo tipo de documentos de Office sin metadatos, lo que permite que la privacidad sea mucho mayor a la hora de compartir el trabajo que se ha realizado. Y, esto, siempre son buenas noticias.

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