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Google Drive: trucos para sacarle el máximo partido

marzo 17, 2020
Logotipo de Google Drive

Uno de los servicios en la nube más completos que existen es Google Drive, que ofrece opciones de uso avanzadas que le permiten destacar frente a la competencia (como por ejemplo Dropbox). Si deseas aprovechar al máximo todo lo que se puede hacer con él, vamos a indicar varios trucos que es posible que no se conozcan y que te convertirán en todo un profesional.

¿Qué es Google Drive?

Pues una herramienta que permite guardar información en servidores de Google y que, por lo tanto, es posible acceder a ella desde todo tipo de dispositivos sin restricciones siempre que se tenga conexión a Internet. Por cierto, la cantidad de espacio que regala compañía de Mountain View simplemente por tener un cuenta con ellos es de 15 GB, una buena opción.

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Un excelente detalle que ofrece Google Drive es que su compatibilidad es excelente y, por lo tanto, es posible darle uso tanto en los terminales móviles, como por ejemplo los smartphones con Android; y, también, con ordenadores, independientemente del sistema operativo que este utilice (como por ejemplo Windows y macOS). En lo que tiene que ver con el uso, hay que decir que es muy sencillo y simula al habitual del almacenamiento interno.

Logo Google Dribe y un ordenador

Trucos que se pueden utilizar con esta herramienta

Dejamos varias opciones que permiten que se pueda aumentar la productividad que se consigue al dar uso a la herramienta Google Drive. Ninguno es complicado de implementar y, lo cierto, es que merece la pena conocerlos. Son los siguientes:

Sincroniza las carpetas en el ordenador

Esto es algo básicos, ya que al realizarlo se puede acceder a todos los datos de una forma realmente sencilla desde el equipo y, lo que también es positivo, sólo tienes que activar que esto se ejecute para que cada vez que añadas un archivo este pase a estar disponible en la computadora.

Interfaz Google Drive en navegador

El cliente correspondiente se descarga en este enlace y ofrece compatibilidad con Windows y macOS, y al darle uso se genera una carpeta específica a la que se puede acceder simplemente con pulsar en el icono que aparece en la barra del equipo. El uso, pues sencillo, con Explorador de archivos tradicional. Una solución perfecta.

Pon colores a las carpetas

Esto hará que de forma rápida e intuitiva puedas reconocer el contenido que tiene una carpeta. Así, por ejemplo, se puede establecer el azul a las que tiene contenidos multimedia y rojo en la que hay documentos que son importantes. El límite lo marcas tú.

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El uso de esta posibilidad es bastante sencillo: simplemente pulsa en la carpeta elegida que tienes en Google Drive y, en el menú que aparece, debes elegir Cambiar color. Ahora sólo tienes que seleccionar el que creas conveniente. Esto lo puedes hacer con todas y cada una de las que tiene almenadas en la nube.

Acceso sin conexión a Internet

Después de mucho tiempo demandando esta posibilidad, la compañía de Mountain View decidió no hace mucho ofrece esta posibilidad a los usuarios. Esto, evidentemente, aumenta la potencia de forma considerable a la hora de aumentar la productividad. Para poder dar uso a este servicio se debe instalar la extensión Google Docs Offline en el navegador (Chrome o Edge, por ejemplo).

Imagen de seguridad en Drive

Una vez hecho esto tendrás un nuevo apartado denominado Offline y en él puedes añadir tantos archivos como consideres oportuno y, hecho esto, podrás disfrutarlos una ver que indiques la cuenta de Google que tienes para comprobar tu identidad. Una buena solución como hemos comentado.

Atajos de teclado

Esta es una excelente opción para aumentar la rapidez que se consigue al dar uso a Google Drive, ya que se ejecutan acciones sin tener que dar uso al ratón (siempre hablamos que se está utilizando el cliente para ordenador). Estos son los más útiles:

  • Crear un nuevo elemento: Documento Mayúsculas + t; Presentación Mayúsculas + p; Hoja de cálculo Mayúsculas + s
  • Cambiar nombre de elemento: seleccionarlo y pulsar la tecla “N”
  •  Compartir un elemento: seleccionarlo y pulsar la tecla “.” (punto)
  • Destacar un elemento: seleccionarlo y pulsar la tecla “S”
  • Deshacer una acción: Ctrl + Z
  • Rehacer una acción: Ctrl + Mayúsculas + Z